Politique de protection des données personnelles

Mise à jour de la Politique de protection des données personnelles : 08 Octobre 2023

Conscient de l’importance d’assurer la confidentialité des données, la société IMPAKTOK prend des engagements forts vis-à-vis de la protection des données à caractère personnel.

La présente politique de protection des données personnelles a pour objectif d’informer la personne physique concernée sur les engagements et mesures pris afin de veiller à la protection des données à caractère personnel.

Cette démarche s’inscrit dans le cadre du dispositif de protection des données personnelles :

le Règlement Général sur la protection des données n°2016/679 du Parlement et du Conseil du 27 avril 2016,
la loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018.

La présente politique de protection des données personnelles pourrait évoluer en fonction du contexte légal et réglementaire et de la doctrine de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Périmètre

La présente politique de protection des données personnelles s’applique aux prospects, aux Annonceurs et / ou Influenceurs de la société IMPAKTOK.

Les informations relatives à la société IMPAKTOK sont disponibles dans ses mentions légales.

Données collectées – finalités – base légale du traitement

Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?

Les « données à caractère personnel » désignent toute information susceptible d’identifier directement (par ex., un nom, prénom) ou indirectement (par ex., par le biais de données pseudonymisées tel qu’un identifiant unique) une personne physique.

Les données à caractère personnel incluent des informations tels que des adresses postales ou de messagerie, numéro de téléphone portable, noms d’utilisateur, des informations professionnelles et des données financières. Les données à caractère personnel sont également susceptibles d’inclure des identifiants numériques uniques comme l’adresse IP d’un ordinateur ou l’adresse MAC d’un appareil mobile, ainsi que des cookies.

Quelles sont les modalités de collecte des données personnelles ?

La société IMPAKTOK veille à ne collecter que des données strictement nécessaires à la finalité des traitements mis en œuvre.

Les données collectées par la société IMPAKTOK le sont, selon les cas :

directement auprès du prospect ou du client :
- lors de rencontres professionnelles (évènements, salons, conférences),
- lors de communication téléphonique ou électronique (mail),
- via son site internet ou sa plateforme SaaS par l’intermédiaire des formulaires de collecte remplis par la personne concernée (création de compte, souscription de services, questionnaires de satisfaction, avis, enquête, etc.) ;
- lors de la conclusion de conditions générales d’utilisation et / ou de vente ;
- via les pages consacrées aux services de la société IMPAKTOK sur les réseaux sociaux ;
- via d’autres documents commerciaux (devis, bon de commande, etc.) ;
indirectement :
- par l’intermédiaire du blog de la personne concernée ;
- par l’utilisation de cookies afin de comprendre comment le site et la plateforme sont utilisés par la personne physique ;
- sur les réseaux sociaux via les API des éditeurs (YouTube, Twitter, Facebook, etc.) ;
- par des tiers (partenaires, Annonceurs ou clients de la société IMPAKTOK).

La société IMPAKTOK indique à la personne concernée sur le formulaire de collecte que les données demandées sont obligatoires pour assurer son service. Le cas échéant, la mention « optionnel » est précisée. Le fait de ne pas renseigner les champs obligatoires pourra impacter la capacité de la société IMPAKTOK à offrir à ses clients ou prospects ses produits et services.

Sur quelle base juridique repose le traitement des données à caractère personnel ?

Selon la finalité pour laquelle les données sont utilisées, la base juridique sur laquelle repose le traitement des données peut être :

le consentement ;
l’intérêt légitime de la société IMPAKTOK qui peut consister en :
- l’amélioration de ses produits ou services, à savoir comprendre les besoins de ses clients et adapter les produits ou services à ces besoins,
- la prévention de la fraude,
- la sécurisation des outils (assurer la protection et la sécurité des données, veiller à ce qu’ils fonctionnent correctement et soient améliorés en permanence),
l’exécution du contrat conclu avec le client (par ex., afin de permettre la création d’un compte Influenceur ou assister un Annonceur lors d’une opération de communication spécifique) ;
le respect d’une obligation légale dès lors que la législation en vigueur impose le traitement des données.

Dans les cas où le traitement mis en œuvre repose sur le consentement, la personne physique, et notamment le mineur, peut le retirer à tout moment sous réserve qu’il ne s’agisse pas d’informations qui conditionnent l’application d’un contrat.

Mise en relation des Influenceurs avec des Annonceurs :

FinalitéDonnées collectéesBase légale du traitement

Création et gestion d’un compte Influenceur sur la plateforme

Données d’identification :

Adresse mail,
Pseudonyme / nom du personnage,
Sexe,
Photos,
Nom et prénom,
Adresse postale, pays,
Age,
Autorisation parentale (identité et coordonnées des parents de l’influenceur mineur de moins de 16 ans),
Adresse de courrier électronique,
Numéro de téléphone, télécopie ou mobile,
Copie pièce d’identité.

Vie personnelle :

Histoire personnelle,
Identifiants uniques de chaque réseau social ou URL du blog,
Publications sur les réseaux sociaux et blog (photographies, vidéos, textes, descriptions diverses, liens, articles, etc.),
Métadonnées des publications (localisation, date, entités identifiées sur les publications, contenu des commentaires, etc.),
Indicateurs de performance des publications et des profils sur les réseaux sociaux et blog (nombre d'abonnés, de likes, de partages, de vues, etc.),
Données des profils sur les réseaux sociaux et blog (pseudonyme, bio, avatar, liens, etc.).

Vie professionnelle :

Nom de l’entreprise,
Coordonnées de l’entreprise,
N° SIREN, N° TVA Intracommunautaire
Extrait Kbis,
Rôle de la personne concernée (agent).

Informations d’ordre économique et financier :

RIB,
Coordonnées bancaires et PayPal.

Exécution de mesures précontractuelles / exécution contractuelleSélection des Influenceurs et proposition d’offres

Données d’identification.

Données professionnelles (messages, conversations, offres proposées).

Données de connexion :

Adresse IP,
Logs,
Identifiants des terminaux et de connexion,
Informations d'horodatage.

Exécution d’un contratSurveillance de la bonne exécution des Deals et publication de posts

Nom, prénom, pseudonyme,
Adresse mail,
Publications sur les réseaux sociaux et blog (photographies, vidéos, textes, descriptions diverses, liens, articles, etc.),
Métadonnées des publications (localisation, date, entités identifiées sur les publications, contenu des commentaires, etc.),
Indicateurs de performance des publications et des profils sur les réseaux sociaux et blog (nombre d'abonnés, de likes, de partages, de vues, etc.),
Données des profils sur les réseaux sociaux et blog (pseudonyme, bio, avatar, liens, etc.).

Exécution d’un contratGénération de facture et règlement des gains ou crédits

Nom, prénom,
Adresse postale,
Nom de l’entreprise,
N° SIREN, N° TVA Intracommunautaire
Coordonnées de l’entreprise,
Extrait Kbis,

Informations d’ordre économique et financier :

RIB,
Coordonnées bancaires et PayPal.

Exécution d’un contratAssistance technique / support

Nom, prénom,
Adresse mail,
Téléphone,
Conversations (ticket et échanges sur la plateforme),
Logs et pages vues par la personne physique.

Exécution d’un contratGestion des désinscription et fermeture de compte

Données d’identification.

Données professionnelles et vie personnelles.

Données financières.

Exécution d’un contratConstitution d’une base de données de personnes influentes sur les réseaux sociaux

Données d’identification :

Identifiants uniques de chaque réseau social ou URL du blog,
Sexe,
Nom et prénom,
Age,
Publications sur les réseaux sociaux et blog (photographies, vidéos, textes, descriptions diverses, liens, articles, etc.),
Métadonnées des publications (localisation, date, entités identifiées sur les publications, contenu des commentaires, etc.),
Indicateurs de performance des publications et des profils sur les réseaux sociaux et blog (nombre d'abonnés, de likes, de partages, de vues, etc.),
Données des profils sur les réseaux sociaux et blog (pseudonyme, bio, avatar, liens, etc.).

Intérêt légitime

Accompagnement des Annonceurs :

FinalitéDonnées collectéesBase légale du traitement

Demande de devis

Données d’identification :

Sexe,
Nom et prénom,
Adresse postale,
Adresse e-mail,
Échanges par e-mail,
Numéro de téléphone, télécopie et/ou mobile.

Données à caractère professionnel :

Nom de l’entreprise,
N° SIREN, N° TVA Intracommunautaire
Coordonnées de l’entreprise,
Fonction, poste occupé, statut au sein de l’entreprise,
Secteur d’activité.

Exécution de mesures précontractuellesPréparation des opérations de communication

Nom, prénom,
Adresse e-mail,
Échanges par e-mail,
Téléphone.

Exécution d’un contratExécution des opérations de communication et mise en relation avec des influenceurs

Nom, prénom,
Adresse e-mail,
Échanges par e-mail,
Téléphone.

Exécution d’un contratSuivi des opérations de communication et reporting

Nom, prénom,
Adresse e-mail,
Échanges par e-mail,
Téléphone.

Exécution d’un contrat

Finalités communes :

FinalitéDonnées collectéesBase légale du traitement

Facturation client

Données d’identification,
Échanges par e-mail,
Facture,
Données relatives au règlement des factures : modalités de règlement, remises consenties, reçus, soldes et impayés.

Exécution d’un contratGestion de la comptabilité, des contentieux, des impayés

Données d’identification,
Échanges par e-mail,
Factures,
Historique d’achat,
Données relatives au règlement des factures : modalités de règlement, remises consenties, reçus, soldes et impayés.

Obligation légaleElaboration de statistiques commerciales

Nom et prénom,
Numéro de téléphone,
Adresse e-mail,
Adresse postale,
Information sur le produit ou service fourni.

Intérêt légitimeGestion des avis / enquêtes

Nom et prénom,
Numéro de téléphone,
Adresse e-mail,
Adresse postale,
Information sur le produit ou service fourni.

Intérêt légitimeInscription à des newsletters / communication commerciale

Nom et prénom,
Adresse e-mail,
Ouverture de mails et clics sur les liens dans les mails.

Intérêt légitime pour les prospects personnes physiques professionnelsCommunication commerciale / fidélisation client

Nom et prénom,
Adresse e-mail,
Ouverture de mails et clics sur les liens dans les mails.

Intérêt légitime pour les personnes physiques clientes (proposition de produits ou services analogues)Gestion d’une liste d’opposition

Adresse e-mail.

Obligation légaleNavigation en ligne / sécurisation de la plateforme / cookies techniques

Adresse IP,
Cookies, traceurs.

Intérêt légitime (pour les cookies permettant le bon fonctionnement du site)

Obligation légale (pour les cookies assurant la sécurité du site)Mesures d’audience

Pages vues,
Identifiant unique de navigation,
Type d'utilisateur,
Source des visites,
Localisation (granularité : ville),
IP (3 premiers octets),
Informations sur la device (OS, navigateur, résolution),
Cookies, traceurs.

ConsentementPublicité ciblée (retargeting)

Adresse IP,
Cookies, traceurs.

ConsentementGestion des demandes de droits des personnes physiques

Nom et prénom,
Adresse postale,
Adresse e-mail,
Copie de la pièce d’identité.

Obligation légale

Destinataires des données personnelles

Destinataires internes à la société IMPAKTOK

Les données à caractère personnel font l’objet d’une communication au sein de la société IMPAKTOK , de sa société mère et / ou de ses filiales le cas échéant, afin d’exécuter ses obligations contractuelles, se conformer à ses obligations légales, d’empêcher la fraude et / ou de sécuriser ses services, améliorer ses services ou après avoir obtenu le consentement de la personne concernée.

En interne, les destinataires des données sont les personnes chargées du service marketing et / ou du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services informatiques et techniques ainsi que leurs responsables hiérarchiques.

Destinataires externes à la société IMPAKTOK

Dans le cadre des opérations de mise en relation entre les Annonceurs et Influenceurs, les données des personnes physiques peuvent être communiquées aux Influenceurs ou Annonceurs.

Par ailleurs, en cas de restructuration, fusion, acquisition par un tiers, cession d’une activité ou d’actifs notamment, la société IMPAKTOK pourra communiquer les données à caractère personnel au repreneur ou l’acquéreur potentiel.

Dans ces cas, les données à caractère personnel détenues concernant les prospects, Annonceurs et Influenceurs pourront être l’un des actifs transférés. L’acquéreur qui agira comme le nouveau responsable du traitement traitera alors les données et sa politique de protection des données personnelles régira le traitement des données à caractère personnel.

La société IMPAKTOK ne loue pas ni ne vend les données personnelles de ses clients, y compris à des fins de prospection commerciale.

En revanche, les données personnelles peuvent faire l’objet d’un traitement au nom et pour le compte de la société IMPAKTOK par des prestataires de services de confiance.

Dans cette hypothèse, la société IMPAKTOK s’assure que tous les prestataires, avec lesquels elle travaille, préservent la confidentialité et la sécurité des données.

La société IMPAKTOK peut, par exemple, demander de fournir des services qui nécessitent le traitement des données à caractère personnel de ses clients à :

des prestataires qui l’assistent dans la gestion de la relation client (CRM) et le web analytics (analyse de l’audience) ;
des régies publicitaires, agences marketing et / ou web qui réalise le site internet de la société IMPAKTOK, des campagnes publicitaires, marketing et commerciales ;
des tiers qui assistent et aident la société IMPAKTOK à fournir des services informatiques (fournisseurs de plateformes, des services d’hébergement, des services de maintenance et de support technique pour les bases de données ainsi que pour les logiciels et applications qui peuvent contenir des données concernant les clients ou prospects de la société IMPAKTOK (ces services peuvent parfois nécessiter l’accès aux données afin d’accomplir les tâches demandées) ;
des prestataires de services de paiement aux fins de vérifier les informations lorsque cela est requis pour conclure un contrat avec le client (en cas de règlement en ligne) ;
des prestataires qui assurent une fonction de conseil auprès de la société IMPAKTOK (auditeur, expert-comptable, avocat, consultant informatique, etc.).

La société IMPAKTOK peut communiquer les données à des partenaires dans le cas où le client a accepté de recevoir des communications ou des prospections commerciales de la part d’un partenaire de la société IMPAKTOK par le biais d’une procédure d’inscription / d’opt-in dédiée. Dans ce cas, les données sont traitées par le partenaire agissant en qualité de responsable du traitement en vertu de ses propres conditions, et conformément à sa politique de protection des données personnelles.

La société IMPAKTOK peut enfin communiquer les données à des tiers :

si elle est contrainte de divulguer ou partager les données pour :
- se conformer à une obligation légale,
- faire respecter ou appliquer ses conditions générales d’utilisation et / ou de services,
- protéger ses droits, sa propriété intellectuelle ou sa sécurité, ou ceux de ses clients ou employés,
si elle dispose du consentement de la personne concernée,
si la loi l’y autorise.

Durée de conservation des données

La société IMPAKTOK ne conserve les données à caractère personnel que pendant le temps nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées et dans le respect de la réglementation en vigueur.

La personne physique est également informée que la société IMPAKTOK conservera les données transmises selon les critères et recommandations de la CNIL disponibles dans sa norme de référence : norme simplifiée n°48.

Finalité du traitementDurée de conservationFondement juridique

Gestion des fichiers clients et prospectsPrincipe général :
Les données à caractère personnel relatives aux clients ne peuvent être conservées au-delà de la durée de conservation strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale à l'exception de celles nécessaires à l'établissement de la preuve d'un droit ou d'un contrat qui peuvent être archivés conformément aux dispositions du Code de commerce relatives à la durée de conservation des livres et documents créés à l'occasion d'activités commerciales et du Code de la consommation relatives à la conservation des contrats conclus par voie électroniqueNorme simplifiée n°48

Les contrats conclus entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants5 ansArticle L110-4 du Code de commerceNorme simplifiée n°48

La gestion de la facturation10 ansArticle L123-22 alinéa 2 du Code de commerceNorme simplifiée n°48

La comptabilité et en particulier la gestion des comptes clients10 ansArticle L123-22 alinéa 2 du Code de commerceNorme simplifiée n°48

Gestion d’un fichier clientLes données des clients sont conservées pendant le temps de la relation commerciale. Elles peuvent être conservées à des fins de prospection commerciale au maximum pendant 3 ans à compter de la fin de cette relation commercialeNorme simplifiée n°48

Constitution et gestion d'un fichier de prospects3 ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospectNorme simplifiée n°48

Statistiques de mesures d’audienceLes informations stockées dans le terminal des utilisateurs (exemple : cookies) ou tout autre élément utilisé pour identifier les utilisateurs et permettant de traçabilité des utilisateurs ne doivent pas être conservés au-delà de 13 moisNorme simplifiée n°48

Gestion d’une lettre d’informationJusqu’à désabonnement de la personne concernéeArticle 6-5° de la loi n°78-17 modifiée

L'envoi de sollicitations (emailings, appels téléphoniques, télécopies, SMS, etc.)3 ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospectNorme simplifiée n°48

Gestion d’une liste d’opposition3 ans à compter de l’inscription dans la listeNorme simplifiée n°48

Sécurité physique et logique des données à caractère personnel

La société IMPAKTOK détermine et met en œuvre les moyens nécessaires à la protection des systèmes de traitement de données à caractère personnel pour éviter toute intrusion malveillante et prévenir toute perte, altération ou divulgation de données à des personnes non autorisées.

Ainsi, la société IMPAKTOK a établi et met régulièrement à jour ses registres de traitement de données à caractère personnel qui répertorient les mesures de sécurité techniques et opérationnelles prises.

La société IMPAKTOK détermine et met en œuvre des mesures permettant de garantir la confidentialité des données notamment par des actions de sensibilisation des collaborateurs et des recommandations de bonnes pratiques quant à l’utilisation de leurs postes de travail informatique.

La société IMPAKTOK exige de ses prestataires de services informatiques qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel.

Elle s’assure que les prestataires de services informatiques prennent toute disposition pour empêcher la divulgation ou l’altération des données, n’assurent pas d’opération de télémaintenance sans son contrôle et restituent les données en fin de contrat.

Transfert de données – lieu de stockage des données

Dans la mesure du possible, la société IMPAKTOK s’efforce de ne pas transférer les données des personnes physiques en dehors de l’Union Européenne.

Néanmoins, dans certains cas, les données sont susceptibles d’être transférées ou sont accessibles et / ou stockées dans des pays situés en dehors de l’Union Européenne.

Elles peuvent également être traitées par des membres du personnel de la société IMPAKTOK ou par des prestataires de services techniques opérant en dehors de l’Union Européenne.

La société IMPAKTOK procède au transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne uniquement de manière sécurisée et dans le respect de la législation en vigueur.

Conformément aux dispositions des articles 44 et suivants du RGPD, la société IMPAKTOK choisit des prestataires établis en dehors de l’Union Européenne qui selon les cas :

se conforment aux conditions prévues dans la présente politique ;
disposent d’une réglementation assurant un niveau de protection adéquat ;
intègrent dans leurs contrats ou acceptent de signer des clauses contractuelles type adoptées par la Commission Européenne.

Pour en savoir plus, la personne physique peut contacter la société IMPAKTOK à l’adresse agent@impaktok.com ou par courrier postal à l’adresse suivante : 49 rue Camille Pelletan Levallois-Perret 92300.

Droits de la personne concernée

Droit d’accès, rectification, limitation et effacement

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Général sur la Protection des Données, toute personne physique bénéficie d’un droit :

d’accès aux données (limité à deux demandes d’accès par an et sous réserve de justifier de son identité),
de rectification des données,
à l’effacement des informations qui la concernent dans les conditions fixées à l’article 17 du Règlement Général sur la Protection des Données,
à la limitation du traitement,
de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont elle entend que soient exercés, après son décès, ces droits.

Droit d’opposition

La personne physique a également le droit de s’opposer à tout moment au traitement de ses données à caractère personnel, à ce que ces données soient utilisées à des fins de prospection commerciale ou de profilage.

Droit à la portabilité des données

Lorsque le traitement est fondé sur le consentement de la personne physique ou sur un contrat et qu’il est effectué à l'aide de procédés automatisés, la personne fichée dispose d’un droit à la portabilité de ses données. Conformément à l’article 20 du GDPR, la personne concernée dispose du droit de recevoir les données à caractère personnel la concernant qu'elle a fournie à la société IMPAKTOK , dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et a le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que la société IMPAKTOK auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Enfin, la personne concernée peut le cas échéant, introduire une réclamation auprès des services de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes). Pour ce faire, elle peut s’adresser à la Cnil par courrier ou par téléphone (informations disponibles ici : https://www.cnil.fr/fr/vous-souhaitez-contacter-la-cnil).

Elle peut exercer ces droits en justifiant de son identité et en s’adressant à la société IMPAKTOK à l’adresse agent@impaktok.com ou par courrier postal à l’adresse suivante : 49 rue Camille Pelletan Levallois-Perret 92300.